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パソコン初心者講座 「書式設定」の手順

皆さんこんにちは。和パソコン教室の児仁井(こにい)です。

 

前回、「書式」についてお話しました。

今回は具体的にWordで文書を作成するとき、どのような手順で「書式」をつけていくのか勉強していきましょう。

 

まず復習ですが、「書式のない文書」と「書式のある文書」の違いお分かりですよね。

 

上図のように「書式のある文書」の方が圧倒的に伝わりやすい、わかりやすい文書になります。

 

 

では本題ですが、上図のような「書式のある文書」を作成するにはどういった手順で作成するのでしょうか?

 

手で書くときのことを思い浮かべてください。普通に考えると、「令和元年11月15日」という文字は1行目の右端に直接書きますよね。

しかし、Wordではカーソル(文字入力を示す標識)のある所から文字が入力されるので、まだ文字の入っていない行では直接右端に入力することはできません。

では一旦、左端に「令和元年11月15日」と入力しましょう。

 

ここで「書式」の出番となります。左端に入力された「令和元年11月15日」を右端に配置するための機能(書式)を使うことになります。

具体的には「右揃え」の書式ですね。

 

文字や行などに書式をつけることを「書式設定」と呼びますが、Word等での具体的な操作方法についてはまた別の機会に勉強するとして、ここで、もう少し書式設定の仕方を掘り下げていきたいと思います。

 

前述のように文字を入力した後で書式設定をしていくわけですが、大変大事なことが1つあります。

 

それは、「文字を入力しては書式設定をする」の繰り返しではないということです。

これは文書作成等に慣れてない方、Wordの初心者がよくする効率の悪いやり方(ある意味、間違ったやり方)です。

 

何故かというと、書式設定をするとその後の入力でその書式を引き継いでしまうからです。

 

例えば、

「令和元年11月15日」という文字を入力して「右揃え」の書式設定をすると、次に入力する「会員の皆さまへ」は右揃えで入力され、また「左揃え」の書式設定をし直さないといけなくなってしまいます。

つまり、二度手間になってしまうわけです。

 

ではそうするのかといいますと、

まずは基本設定(Wordの初期値となっている状態)のままですべての文字を入力します。

次に、「必要な個所に必要な書式設定をそれぞれつけていく」という操作をするのが書式設定の基本です。

例えば、

1.すべての文字を入力する

2.1行目は右へ

3.2行目の文字は大きくして中央へ・・・

という流れです。

 

最初は誰でも出来上がりを考えながら「上から上から入力しては完成させていく」という作業をしたくなりますが、大変、効率の悪い作業になってしまいます。

この仕組みを理解した上での応用はいいのですが、初心者の皆さんは、まずはしっかり基本操作をマスターしていくことが上達の近道かと思います

 

この「書式設定の手順」は、「文書作成の手順」の中でもお伝えしていく予定ですので、その機会には改めてご確認ください。

 

今回も最後までお読みいただきましてありがとうございます。

 

以下に、この度の動画を用意しています。是非、ご覧ください。

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